486 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği 17.12.2017 Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Tebliğ’e göre, tebliğ kapsamındaki defter ve belgeler artık elektronik ortamda tutulacak ve belgeler elektronik ortamda düzenlenebilecektir. Tebliğin kapsamına;

• Serbest meslek erbabı
• İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler
• basit usule tabi olan mükellefler

girmektedir. Diğer bir ifade ile bu kişiler, defter tutma ve belge düzenleme işlemlerini artık elektronik ortamda yapacaklardır[1]. Bu sistem, “defter-beyan sistemi” (Sistem) olarak adlandırılmıştır. Yazının devamında söz konusu sistem, yalnızca serbest meslek erbabı olan avukatlar açısından irdelenmiştir ancak avukatlar için yapılan açıklamalar diğer serbest meslek mensupları için de geçerlidir.   Sitemi Kullanma Yükümlülüğü ne zaman başlıyor? Avukatlar için Sistemin kullanma yükümlülüğü 01.01.2018 tarihinde başlamaktadır. Ancak Tebliğin geçici 1. maddesine göre, avukatların 31.01.2018 tarihine kadar başvuruda bulunması mümkündür.   Başvuru En Geç Ne Zaman ve Nasıl Yapılacak? Başvuru, www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya bağlı olunan vergi dairesi aracılığıyla, avukatın kendisi veya çalıştığı muhasebeci veya mali müşavir tarafından yapılmalıdır. Başvurunun en geç 31.01.2018 tarihine kadar yapılması gerekmektedir.   Sisteme Giriş Yapılması ve Kullanılması Sisteme kullanıcı kodu veya T.C. kimlik no. ve şifre bilgileri kullanılarak www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden giriş yapılacaktır. Avukatlar daha önce elektronik ortamda beyanname vermek için kullanıcı kodu ve şifre edinmişlerse bu bilgiler ile Sisteme giriş yapılması da mümkündür.  Şifresi olmayanlar için Sisteme giriş şifresi, mükellef (avukatın kendisi) veya noterden yetkilendirdiği kişi tarafından bağlı olunan vergi dairesine yapılacak başvuru ile alınabilecektir. Ayrıca Sistem üzerinden, belirli fonksiyonları kullanmak üzere “Sistem kullanıcısı” tanımlanabilir ve yetkilendirilebilir. Böylece örneğin, avukat yanında çalışan kişinin, sadece belirli ekranları görüntüleyerek yani belirli yetkiler ile veri girişi yapması mümkün hale gelmektedir. Sistem üzerinden defter tutma, beyanname ve bildirim gönderebilme işlemleri, kendisine şifre verilen avukatlar tarafından veya çalıştıkları muhasebeci/mali müşavirler tarafından yapılabilecektir[2]. Sistemi, muhasebeci/mali müşavir aracılığı ile kullanan avukatların Sistemi, herhangi bir işlem yapmadan bilgilenme amacıyla görüntüleme yapmak suretiyle kullanabilmeleri de mümkündür.   Defter-Beyan Sisteminden Yapılabilecekler Serbest meslek kazanç defteri elektronik ortamda tutulacağından, gelir ve giderler elektronik ortamdaki bu deftere kaydedilecektir. Beyannameler (yıllık gelir vergisi beyannamesi, muhtasar beyanname, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi, KDV beyannamesi), Sistem üzerinden oluşturulabilir, onaylanabilir ve gönderilebilir. Zorunlu olmamakla birlikte serbest meslek makbuzu gibi belgeler Sistem üzerinden elektronik ortamda düzenlenebilir. Ayrıca Sistem üzerinden geçmiş kayıtlara kolayca ulaşılabilir. Avukatlarin sistemden, adlarına yapılan kesinti (stopaj) bilgilerini, sigorta (mal, can ve DASK) bilgilerini, adlarına yapılan kira geliri ödemelerini, gayrimenkul alış-satış bilgilerini görebilmeleri mümkündür.   Defterler Kağıt Ortamında Tutulabilir mi? Defter-Beyan Sistemi kullanmakla yükümlü olan mükelleflerin, Sistem dışında kağıt veya elektronik ortamda kayıt yapması, defter tutması ve Sistem harici yollarla kağıt veya elektronik beyanname göndermesi mümkün değildir. Aksine işlemlerin hukuki geçerliliği bulunmayacak ve hiç yapılmamış sayılacaktır. Ayrıca Sistemden indirilerek saklanan kayıtların da yine geçerliliği bulunmayacaktır. Diğer bir ifade ile avukatlar açısından Sistemin kullanılması zorunluluk arz etmektedir. Sistem dışında yapılan işlemler yani kağıt ortamda (hard-copy) tutulan defter veya belgeler hiç düzenlenmemiş kabul edileceğinden 213 sayılı VUK’un ilgili hükümlerine göre müeyyide uygulanacaktır.   Defter Belge Muhafaza ve İbraz Mecburiyeti Tebliğe göre, Sistemi kullanan ve kendisinden defter ve kayıtların ibrazı talep edilen mükellefler, talepte bulunan birim ile ibrazı talep edilen bilgilerin mahiyetini, ibraz talep yazısının bir örneği ile birlikte ibraz süresinin sonundan en geç 10 gün önce gelir vergisi yönünden bağlı olduğu vergi dairesi aracılığıyla Başkanlığa bildirecektir. Bu ifadelerden anlaşıldığı üzere, fiziken tutulan bir defter ve kayıt olmadığından bunların ibrazı da söz konusu olmayacaktır. Bunun yerine mükellefin, vergi dairesine bilgi vermesi gerektiği düzenlenmiştir. Tebliğ kapsamındaki defter ve kayıtlar bakımından, mükellefin muhafaza etmek yükümlülüğü ortadan kalktığından, VUK’un 359. maddesinde düzenlenen “defter belge ibraz etmeme” veya “defter kayıt ve belgeleri gizleme” suçlarının oluşumu artık mümkün gözükmemekle birlikte, bu konunun ayrı bir yazıda incelenmesi yerinde olacaktır.   Defter Beyan Sisteminin Avantajları Sistem öncesi uygulamada, serbest meslek kazanç defteri muhasebeci/mali müşavir tarafından tutulduğundan genellikle avukatın ofisinde bulunmamaktadır. Ne var ki bu deftere günlük vergi işlenmesi gerektiğin ve muhafaza zorunluluğunun avukatta olması gerekçesiyle avukatlara, özel usulsüzlük cezası kesildiği durumlar olmuştur. Sistem sonrasında bu cezaların kesilmesi mümkün değildir. Yine, defter ve kayıtların muhafaza yükümlülüğü avukatların üzerinden kalkmıştır. Böylece defter ve kayıtların kaybolması ihtimali de bulunmamaktadır. Sistem ile avukatlar, bir muhasebe programına ihtiyaç duymaksızın internetin olduğu her yerden vergisel işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirebileceklerdir. Vergisel işlemlerle uğraşmak istemeyen avukatlar açısından ise Sistem, kendi vergisel işlemleri hakkında bilgi sahibi olma, denetleme ve vergisel işlemleri kontrol altında tutmak için faydalı olacaktır. Böylece mali müşavir veya muhasebeciler ile olan sorunlar azalacaktır. Sistem sayesinde kırtasiyecilik azalacaktır. Kırtasiye masrafının azalması yanında, ayrıca her yıl yapılan “defter tasdiki” ortadan kalktığından buna ilişkin masraf da ortadan kalkmıştır.         [1] Kapsama giren defter ve belgeler şöyle: işletme defteri, çiftçi işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri, amortisman defteri, envanter defteri, damga vergisi defteri, ambar defteri ile bitim işleri defteri, fatura ve fatura yerine geçen vesikalar, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu, gider pusulası, sevk irsaliyesi ve benzer diğer vesikalar. Kapsamda “serbest meslek makbuzu” da sayılmasına rağmen, aynı tarihte yayımlanan 487 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğinde, serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda düzenlenmesi zorunluluk olarak değil, 01.01.2018 tarihinden sonra isteye bağlı bir uygulama olarak düzenlenmiştir. [2]  Muhasebeci/mali müşavirin, mükellef adına işlem yapabilmeleri için mükellefler ile 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ekinde yer alan “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi”ni yapması gerekmektedir.