486 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği bugün (17.12.2017) Resmi Gazetede yayımlandı. Buna göre, tebliğ kapsamındaki defter ve belgeler artık elektronik ortamda tutulacak ve belgeler elektronik ortamda düzenlenebilecek. Tebliğin kapsamına;

• Serbest meslek erbabı
• İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler
• basit usule tabi olan mükellefler

giriyor. Yani bu kişiler, defter tutma ve belge düzenleme işlemlerini artık elektronik ortamda yapacaklar.(Kapsama giren defter ve belgeler şöyle: işletme defteri, çiftçi işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri, amortisman defteri, envanter defteri, damga vergisi defteri, ambar defteri ile bitim işleri defteri, fatura ve fatura yerine geçen vesikalar, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu, gider pusulası, sevk irsaliyesi ve benzer diğer vesikalar. Kapsamda “serbest meslek makbuzu” da sayılmasına rağmen, aynı tarihte yayımlanan 487 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğinde, serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda düzenlenmesi zorunluluk olarak değil, 01.01.2018 tarihinden sonra isteye bağlı bir uygulama olarak düzenlenmiş.)Bu sistemin ismi ise “defter-beyan sistemi (Sistem)”.Yazının devamında, konuyu daraltıp yalnızca serbest meslek erbabı olan avukatlar açısından getirilen düzenlemeleri açıklamaya çalışacağım. (Avukatlar için yapılan açıklamalar diğer serbest meslek mensupları için de geçerlidir.)Sitemi Kullanma Yükümlülüğü ne zaman başlıyor?Avukatlar için Sistemin kullanma yükümlülüğü 01.01.2018 tarihinde başlıyor. Ancak Tebliğin geçici maddesi ile başvuru süresi 31.01.2018 tarihine uzatıldığından yükümlülüğün bu tarihte başladığını kabul edebiliriz.Başvuru En Geç Ne Zaman ve Nasıl Yapılacak?Başvuru, www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya bağlı olunan vergi dairesi aracılığıyla, avukatın kendisi veya çalıştığı muhasebeci veya mali müşavir tarafından en geç 31.01.2018 tarihine kadar yapılmalı.Sisteme Giriş Yapılması ve KullanılmasıSisteme kullanıcı kodu veya T.C. Kimlik No. ve şifre bilgileri kullanılarak www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden giriş yapılacaktır.Avukatların, daha önce edindikleri ve elektronik ortamda beyanname verirken kullandıkları kullanıcı kodu ve şifre ile Sisteme girmeleri mümkün.  Şifresi olmayanlar için Sisteme giriş şifresi, mükellef veya noterden yetkilendirdiği kişi tarafından bağlı olunan vergi dairesine yapılacak başvuru ile alınabilir. Ayrıca Sistem üzerinden, belirli fonksiyonları kullanmak üzere “Sistem kullanıcısı” tanımlanması ve yetkilendirilmesi mümkün.Sistem üzerinden defter tutma, beyanname ve bildirim gönderebilme işlemleri , kendisine şifre verilen avukatlar tarafından veya çalıştıkları muhasebeci/mali müşavirler tarafından yapılabilecek.Sistemi, muhasebeci/mali müşavir aracılığı ile kullanan avukatların Sistemi, herhangi bir işlem yapmadan bilgilenme amacıyla görüntüleme yapmak suretiyle kullanabilmeleri de mümkün.Defterler Kağıt Ortamında Tutulabilir mi?Defter-Beyan Sistemi kullanmakla yükümlü olan mükellefler, Sistem dışında kağıt veya elektronik ortamda kayıt yapamaz, defter tutamaz ve Sistem harici yollarla kağıt veya elektronik beyanname gönderemezler. Aksine işlemlerin hukuki geçerliliği bulunmayacak ve hiç yapılmamış sayılacaklar. Ayrıca Sistemden indirilerek saklanan kayıtların da yine geçerliliği bulunmayacak.Kapsamda kalanlar açısından Sistemin kullanılması zorunluluk arz ediyor. Sistem dışında yapılan işlemler yani kağıt ortamda (hard-copy) tutulan defter veya belgeler hiç düzenlenmemiş kabul edilecek ve 213 sayılı VUK’un ilgili ceza hükümlerine göre ceza uygulanacakDefter Belge Muhafaza ve İbraz MecburiyetiTebliğe göre, Sistemi kullanan ve kendisinden defter ve kayıtların ibrazı talep edilen mükellefler, talepte bulunan birim ile ibrazı talep edilen bilgilerin mahiyetini, ibraz talep yazısının bir örneği ile birlikte ibraz süresinin sonundan en geç 10 gün önce gelir vergisi yönünden bağlı olduğu vergi dairesi aracılığıyla Başkanlığa bildirecektir.Bu ifadelerden anlaşıldığı üzere, fiziken tutulan bir defter ve kayıt olmadığından bunların ibrazı da söz konusu olmayacaktır. Bunun yerine mükellefin, vergi dairesine bilgi vermesi gerektiği düzenlenmiştir.Tebliğ kapsamındaki defter ve kayıtlar bakımından “defter belge ibraz etmeme” suçunun oluşumunun ayrı bir yazıda incelenmesi gerektiği kanaatindeyim. (Not: muhasebeci/mali müşavirin, mükellef adına işlem yapabilmeleri için mükellefler ile 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ekinde yer alan “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi”ni yapması gerekmektedir.)